Con la función de controlar el movimiento (entrada y salida) de documentos, el protocolo establece un patrón para catalogar, guardar y encaminar todos los archivos de la empresa. En este artículo, vas a descubrir cómo economizar tiempo al organizar los procesos, garantizando que ningún documento sea extraviado.
¿Cómo crear un protocolo de recepción de documentos?
En primer lugar, es preciso entender que con una estructura pequeña todos los colaboradores deben conocer el protocolo de recepción de documentos, ya que, a veces, no es posible designar una persona para la función con un turno integral.
El protocolo de recepción de documentos puede incluir los siguientes procesos:
- Separar la correspondencia y documentos de conocimiento común de aquellas con carácter sigiloso, encaminando las confidenciales a sus respectivos destinatarios.
- Conocer el contenido de las correspondencias de conocimiento común y pedir documentos de antecedentes, si existieran.
- Clasificar el documento de acuerdo con el método específico de la empresa, sellándolo.
- Elaborar un resumen del documento.
- Preparar la ficha de protocolo, preferiblemente en dos vías, y anexar la segunda vía de la ficha al documento.
- Archivar las fichas de protocolo.
Te asesoramos en implementar formatos de control y protocolos, para el manejo de:
- Buen uso de la Central Telefónica.
- Atención de Solicitudes y servicios generales.
- Orden y Archivo de documentación.
- Administración de sala de reuniones.
- Recepción de facturas y envío de correspondencia.
- Ingreso de información al software.
- Administración de los servicios de taxi.
Si se encuentra interesado en nuestro servicio de Asesoría en Implementación, gestión y control del servicio de asesoría en recepción y organización de correspondencia, dele clic al botón de la izquierda y uno de nuestros Asesores gustosamente le brindará información en tiempo real. En el Chat on-line o en el WhatsApp Business.
