También es probable que en conversaciones de ámbito profesional se emplee el término, y probablemente no te resultará difícil recordar haber escuchado referirse a ello de maneras contradictorias.
ELG ASESORES va a tratar de ver si podemos arrojar luz sobre este servicio, y te ayudamos a que tú sí tengas lo más claro posible ¿qué es los Facility Management y Servicios Generales? y ¿para qué sirve?; así ¿cómo puede desarrollarse en tu empresa u organización?
Facilities Management y la herencia de los Servicios Generales.
Una de las aproximaciones más comunes al FM es el famoso “Servicios Generales con Corbata”.
Seguramente, esto se debe a que lo más común es usar la terminología en inglés, y no es habitual encontrar literatura que se refiera al FM como: Gestor de inmuebles e instalaciones, que sería la traducción más o menos literal del término.
Esto, es un punto de partida.
Los Servicios Generales acompaña los procesos de los FM y engloban todo aquello referente al funcionamiento del espacio de oficinas y administración de los servicios, soportes importantes dentro de una organización que crea ambientes agradables en el colaborador y genera una producción eficiente en la compañía.
En general, lo más común era que siempre se incluyese entre sus responsabilidades todo aquello relacionado con las instalaciones, especialmente el Mantenimiento.
Pero también podía ser que se incluyese la responsabilidad sobre los servicios, tales como, fundamentalmente, el servicio de limpieza, aunque cada empresa decidía si le incluía otras, como el servicio de mensajería interna, y también era común que tuviese potestad sobre compras de determinado nivel, como los consumibles de la oficina (papel, bolígrafos, etc.).
En algunas empresas, su ámbito de poder era mucho mayor, llegando a gestionar muchos aspectos.
Digo que es un punto de partida porque da una idea de que se trata de un área de trabajo que, si bien es personal de la empresa, se dedica al espacio en el que trabaja el resto de los empleados de esa empresa, y no al negocio en sí, el famoso “CORE BUSINESS”.
Si la empresa se dedica a fabricar derivados del caucho, o a programar videojuegos, o a vender maquinaria. ESE sería su core business.
Sin embargo, todas ellas pueden trabajar en un espacio de oficina o fábrica, y esos espacios deben funcionar, en general, de manera similar para todas ellas: debe funcionar la electricidad, debe haber comunicaciones, deben estar protegidas frente al riesgo de incendio, deben estar en unos valores de temperatura aceptables, etc.
Así que tanto la empresa del caucho como la de los videojuegos tienen un departamento de Servicios Generales, cuya función es muy similar en ambos casos.
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:
- Nuestro servicio de asesoría se encarga de brindar soporte en la gestión integral y operaciones de los servicios generales, de las áreas a administrar.
- Se procede a realizar la revisión de los acuerdos contractuales, de los servicios contratados por el cliente.
- Asesoramos en la optimización del presupuesto anual de gastos. (OPEX)
- Brindamos soporte en la elaboración, control y optimización de la gestión del presupuesto de activos de inversión (CAPEX), orientada a mejorar los procesos internos, implementar la automatización y renovación tecnológica de los equipos.
- Se brinda soporte gestionamos los contratos de los servicios de limpieza, control de plagas, jardinería, transporte de personal y lavandería.
- Administramos los servicios de comedor, dotación de uniformes, recepción, salas de reuniones, oficinas, correspondencia y courier.
- Gestionamos el cumplimiento del manejo integral de plagas de los servicios de fumigación, desinsectación y desratización según norma.
- Gestionamos el cumplimiento y supervisión del plan de mantenimiento preventivo, correctivo de las instalaciones y equipos, en coordinación con las áreas de mantenimiento y seguridad.
- Gestionamos el cumplimiento de la disposición y traslado de los residuos sólidos, en coordinación con el área de Medio Ambiente.
- Gestión colaborativa en el cumplimiento de los objetivos de operaciones (clima laboral, gestión ambiental, seguridad y salud ocupacional).
- Nos encargamos de la elaboración y control mensual de los indicadores claves de gestión de los servicios brindados con propuestas de mejora e implementación.
- Consultoría en el desarrollo y actualización de documentación relacionadas a los sistemas de gestión de los servicios generales. (Procedimientos, instructivos, guías y check list)
- Se analiza y sugiere la provisión de la cartera de proveedores relacionados a la gestión de compras e inventarios de suministros, insumos, materiales de limpieza de los servicios generales.
- Asesoría para certificaciones y/o renovaciones ante las entidades regulatorias públicas y privadas, de los procesos de limpieza, control de plagas, lavandería y dotación de uniformes de los servicios generales.
- Asesoría en implementación de inventarios de activos e identificación de artículos de baja y por renovación.
FINALIDAD DEL SERVICIO EN ASESORIA EN GESTION DE SERVICIOS GENERALES Y FACILITY MANAGEMENT
- Implementar y homologar procedimientos de control e indicadores claves de gestión de los servicios contratados.
- Mejoras en el resultado general de calidad y eficiencia del GPTW del área de Servicios Generales.
- Implementación de oportunidades de mejora y automatización del proceso interno de los servicios contratados, mediante la inversión e implementación de activos, orientados a potenciar el headcount y reducir riesgos de salud ocupacional.
- Gestión del presupuesto (OPEX) orientada a optimizar el gasto de acuerdo al plan de producción.
- Desarrollo e implementación de la Matriz de Riesgo y uso de EPPs de las actividades de los servicios de limpieza y saneamiento.
- Soporte para el desarrollo de Cultura Organizacional adaptada al rubro o actividades de la empresa en temas relacionados, a salud ocupacional y medioambiente. (Charlas de 5 minutos y pausas activas).
ELG ASESORES LATINOAMERICA cuenta con el Staff de profesionales especialistas, que te pueden asesorar en la gestión de Servicios Generales y Facility Management. Así evitar problemas en esta misión.
Si se encuentra interesado en nuestro servicio de Asesoría en Gestión de Servicios Generales y Facility Management, dele clic al botón de la izquierda y uno de nuestros Asesores gustosamente le brindará información en tiempo real. En el Chat on line o en el WhatsApp Business.
ASESORÍA EN GESTIÓN DE SERVICIOS GENERALES - FACILITY MANAGEMENT, Explicado Sr. Percy Ratto de ELG-ASESORES
